Read More
Thủ Thuật Kinh Nghiệm

Trộn thư và gửi email tự động đến nhiều người với Mail Merge trong Gmail

Trộn thư và gửi email tự động đến nhiều người với Mail Merge trong Gmail

hoangdiep.net xin giới thiệu các bạn chức năng lợi hại trong Gmail, phối hợp với Google Drive: Trộn thư và gửi thư tự động đến nhiều người với chức năng Mail Merge trong Gmail Áp dụng Google Script viết sẵn.

Thủ thuật này áp dụng cho các Nhân viên văn phòng, nhân viên văn thư, các nhà làm email marketing, thư ký,  những người cần gửi thư hàng loạt đến nhiều người với một mẫu dùng chung.

Tron-thu-gui-thu-hang-loat-trong-Gmail-Google

Vui lòng xem video bên dưới để thấy được ví dụ áp dụng

Trộn thư là gì?

Trộn thư, hay Mail merge là cách xây dựng các email dựa trên một mẫu chung, trong đó một số thông tin được lấy từ danh sách dữ liệu khách có sẵn.

Trộn thư được ứng dụng trong một số trường hợp như: viết thư mời họp, thư mời hội thảo, giấy khen cho nhiều người. Các hình thức này đều có chung một mẫu khung sẵn, riêng họ tên, địa chỉ, chức danh là phụ thuộc vào từng người và được lấy từ trong bảng dữ liệu thay thế vào.

Nếu không dùng trộn thư, bạn sẽ phải viết thư cho từng người rồi tự thay bằng tay các thông tin cá nhân cho thích hợp với danh sách dài đến hàng chục, hàng trăm người.

Nếu dùng trộn thư tự động, bạn chỉ cần soạn 1 thư dùng chung, trong đó các vị trí điền thông tin cá nhân được tự động lấy từ file dữ liệu với thời gian rất nhanh.

Mail Merge (trộn thư) trong Gmail có tác dụng gì?

Đây là sự kết hợp giữa trộn thưgửi email hàng loạt (Masss mail). Tức là sau khi thư được trộn xong từng e-mail, thư sẽ được tự động gửi đến người nhận thông qua tài khoản Gmail của mình.

Để sử dụng chức năng này, bạn cần có:

  • Một file dữ liệu danh sách thông tin những nhân vật cần gửi email (Tên, địa chỉ email,…),
  • Soạn sẵn một email mẫu và đánh dấu các vị trí chèn thông tin cá nhân trong file dữ liệu.

Vui lòng dừng một chút, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.

RSS

Gmail sẽ tự “điền vào chỗ trống” các thông tin cá nhân lấy từ file dữ liệu tương ứng với các vị trí được đánh dấu trong email mẫu.

Để cho dễ hình dung, mời các bạn xem video kết quả dưới đây:

Đánh dấu như thế nào, file dữ liệu điền ra sao, mời các bạn xem cách làm bên dưới.

Chức năng trộn và gửi thư này khác với chức năng Mail Merge trong MS Word ở chỗ Mail Merge trong Gmail tự động trộn và gửi thư đến tận email người nhận. Mail Merge trong MS Word thì trộn xong sẽ xuất ra file Word phục vụ in ấn.

 

Cách trộn thư rồi gửi thư hàng loạt

Bước 1: Bấm vào link Gmail Merge để copy tài liệu về Google Docs của bạn. Tài liệu này sẽ được lưu tại ổ đĩa Google Drive của bạn.

Bước 2: Bạn để ý bên phải trên thanh menu, click vào “Gmail Merge” >> “Bước 1: Xóa màn hình (Reset)”. Trong bước này, bạn sẽ được yêu cầu cấp quyền cho ứng dụng Google Docs truy cập vào Gmail (để gửi email) và Google Contacts.

Bước 3: Nhập danh sách liên hệ bằng 1 trong 2 cách

  • Cách 1: Import từ nhóm danh bạn Google bằng cách click menu “Gmail Merge” >> “Bước 2: Nạp Google Contacts” >> Gõ tên 1 nhóm danh bạ mà bạn đang sử dụng.
  • Cách 2: Nhập trực tiếp vào cột Name và Email.

Bước 4: Điền thông tin email bạn muốn gửi đi

  • Tiêu đề, ví dụ:  Gửi {name} tài liệu SEO Master
  • Lời chào, ví dụ: Chào {name}
  • Nội dung email:  có thể sử dụng thẻ HTML.
  • Tên người gửi, ví dụ: Nguyễn Trọng Thơ
  • Email nhập trả lời (Reply-To)
  • Bạn muốn gửi file đính kèm: hãy upload file lên Google Drive, mở file và lấy chuỗi ID trong phần địa chỉ trang web, sau đó paste vào ô Attachment ID.

Bước 5: Gửi email bằng tài khoản Gmail của bạn

  • Click menu “Gmail Merge” >> “Bước 3: Gửi email với Gmail”.
  • Bạn để ý cột “Trạng thái gửi” sẽ hiện ra chữ “OK” với những email đã gửi thành công.

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc gửi email cá nhân hóa với Gmail và Google Docs

hình ảnh :

Đăng nhập vào tài khoản Gmail dự định sẽ gửi email.

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (1)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (2)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (3)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (4)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (5)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (6)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (7b)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (8)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (9)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (10)

Hộp thoại hiện ra yêu cầu chọn Mẫu email cần trộn. Hãy chọn mẫu email bạn vừa soạn ở trên.

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (11)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (12)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (13)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (14)

Mass-mail-mail-merge-Gmail-Google (15)

Chúc các bạn thành công.